予防接種・乳児健診
インタビュー

導入のきっかけを教えてください。

ワクチンの種類が増え、以前の予約システムでは色々なパターンでの同時接種予約に十分な対応が出来なくなっていました。電話による自動予約も行っていたのですが、こちらもアナウンスされるワクチンの選択肢が多すぎて、もう予防接種の運用には馴染まないと判断しました。主治医ドットコムは、2008年からインフルエンザ予約システムを6年間使わせてもらっています。正直、価格は他社に比べ高めですが、小児科独特のきめ細かな設定が可能であること、また、何よりサポート対応のレベルの高さはそれ以上であると実感しましたので、通年システムを導入させていただきました。

患者さんの反応はいかがですか？

導入前まで、予防接種の予約は、窓口やお電話でしっかりと説明をした上でなければ、間違えてしまうのではないかという心配がありました。しかし、導入後、お母さん方が予約に手こずっている様子はほとんどありませんでした。ご自身で予約を取ることでワクチンを知るよい機会になっているようですね。もちろん、未だによく分からないというお母さんもいます。しかし、導入前はすべての患者さんの予約対応を窓口で行っていたことを考えれば、分からない方にこそ、十分な時間が取れるようになったのは良かったと思います。

通年の予約システムを利用してみていかがでしたか？

毎日、蓄積されていく予約データから導き出される様々な分析資料は、医院運営に非常に役立っています。また、スケジュール画面も埋まり状況によって色分けされているので、こちらが用意した予約枠数が適正であるかどうかが明確に分かるのも良いですね。

導入後の具体的な成果をお聞かせください。

予防接種の予約対応は、個別に前提条件が異なってくるため、結構な時間を要します。変更やキャンセルの対応も加わってくるので、思っていた以上の労力が必要です。この予約対応をシステムに一任出来たことで、スタッフは窓口対応の業務に集中でき、インフルエンザシーズンの繁忙期においても、診療・乳児健診・予防接種を減らすことなく、インフルエンザ予防接種に対応することが出来ました。また、予防接種の増患は、来院フォローメールの効果も大きいと思います。一般診療も主治医ドットコムに乗せ替えたことで、来院フォローメールの対象者が大幅に増え、当院のすべての患者さんの予防接種や乳児健診のタイミングにお知らせメールをお送りすることが出来ています。患者さんへのお知らせから始まり、予約受付、前日のフォロー、来院受付、来院後のアンケート、次回の来院フォローと、主治医ドットコムにフル稼働してもらっています。

主治医ドットコムを採用した決め手は何ですか？

インフルエンザの予約システムを同じ医師会の先生方に教えてもらいました。導入の前年度は、予約の電話対応がとにかく大変で、台帳を見ながら張り付いている状態でした。システムを導入したところ、お母さん方は想像していた以上にインターネットでの予約に慣れており、こちらが希望のスケジュールを設定しておくと、後はポンポンと効率良く自動的に予約が入ってくるため、「これはとても便利だな」と思いました。結果として、前年度1,200件だったのが、今年は1,800件になり、前年度を上回る収益がありました。この予約システムは売上に直結する、絶対的に効率が良いと感じ、インフルエンザ予約システムを導入した翌年から、予防接種・乳児健診の予約システムを導入しました。

ワクチン予約を導入して、お母さん方の反応はどうでしたか？

稼働前にホームページや院内掲示、配布物など、色々な方法で案内を十分に行ったからか、とてもスムーズにスタートしました。先日も「おたふくのワクチンを予約したい」っていうお母さんがいたのですが、スタッフが「今、携帯で予約取れますよ」ってお伝えしましたら、「あ、そうでしたね」って、全く抵抗ない感じでした。自分で取れないから取って欲しいというような事はないですね。

導入後の具体的な成果をお聞かせください

採用して本当によかったと思っています。数字が物語っています。4月23日から予防接種予約システムが稼働しているのですが、前年比150%に増えました。これは明らかに主治医ドットコム効果です。顧問会計士も、「明らかに効果が出ていますね」と話をしていました。予防接種や乳児健診の人数が増えた分、一般診察の人数が減っているということはなく、保険診療もしっかりと増えています。

そんな心配がありながらもシステム化を決断されたのはなぜですか？

本当に大変そうだったんです。スタッフは大変さを感じながらもやりがいを感じてくれていましたけど。診療時間内しか予約が出来ないので、一般診療の時間帯でもいつでも結構な電話がかかってきていました。予防接種の予約は注意しないとミスが起こりますから、電話の向こうのお母さんの手元に母子手帳を置いてもらってのやり取りになります。当然電話は長くなり、付きっ切りになってしまうので、導入を決めました。

オリヴァーのサポートはいかがですか？

サポートで使っている「ホットライン(WEB掲示板)」は便利ですね。最初はネット中心のサポート体制には不安がありましたが、実際に使ってみると、こちらの都合で質問を投げておけますし、画像での説明もわかりやすいし、何よりやり取りした内容がしっかり残っているので安心です。文章では伝えにくい微妙なお話しは電話で対応してもらっていますし、サポートのきめ細かさには、とても満足しています。